Ma fiche de poste du métier d’assistante administrative :
Gestion administrative :
- Dépouillement, traitement et tri des courriers au format papier et numérique,
- Établissement de documents administratifs : saisie de courriers, rapports, comptes-rendus et mise en forme des documents ;
- Affranchissement simple, recommandé, colis… et envoi ;
- Gestion des informations : e-mail, messages, notes… ;
- Suivi et renouvellement des stocks des fournitures de fonctionnement ;
- Transcription de comptes-rendus vocaux ou vidéos, impression, mise sous pli et envoi ;
- Classement et archivage, physique et numérique ;
- Relecture de documents.
Gestion des ressources humaines :
- Pointage des heures ;
- Suivi du planning du personnel : heures supplémentaires, congés, RTT, absences ;
- Suivi de la formation professionnelle : formations initiales, recyclages CACES, SST …
- Recherche d’intérimaires ;
- Commande et distribution des tickets repas ;
- Mise à jour du registre du personnel ;
- Gestion de l’affichage obligatoire : conception de documents et mise à jour.
Gestion commerciale :
- Gestion de base de données : clients, fournisseurs, articles ;
- Établissement des devis, commandes, bons de livraison et factures ;
- Vérification des documents : bons de livraison, factures… ;
- Relance des devis.
Gestion comptable :
- Tâches comptables allégées : saisie des documents (devis, commandes, factures), saisie des opérations comptables ;
- Suivi et relance des paiements ;
- Préparation des remises de chèques + dépôt à la banque.
Communication :
- Publipostage, e-mailing ;
- Communication avec la presse ;
- Consultation, amélioration et création de « Post » sur le site internet de l’entreprise et les réseaux sociaux ;
- Organisation de salons et portes-ouvertes ;
- Gestion des déplacements.
Pour les particuliers :
Les démarches administratives se font majoritairement en ligne de nos jours et cela peut être compliqué parfois.
Avec mon aide à domicile, je vous apporte des conseils pour :
- Rédiger un courrier : banque, assurance, organismes… ;
- Relecture de courriers ou de mémoires d’étudiants ;
- Classement et archivage des dossiers de la vie courante ;
- Assistance à la personne : prise de rendez-vous personnels, réservations… ;
- NOUVEAU : suivi du budget domestique.
Cette prestation ne présente aucune réduction d’impôt possible, car je ne suis pas spécialisée dans le service à la personne.
Je veux simplement vous faciliter la vie et vous aider à accélérer certaines démarches.
Pour les Associations :
Le poste de secrétaire dans une association loi 1901, est la clé d’une bonne organisation administrative.
Je vous propose d’assurer de nombreuses missions pour soulager les membres de votre bureau :
- Traiter tous les courriers : donner une réponse à toutes les demandes et doléances ;
- Transmettre à l’organe compétent les courriers qui nécessitent une concentration particulière ;
- Lister tous les adhérents (nom, prénoms, coordonnées…) ;
- Rédiger des notes d’information à destination des adhérents ;
- Déclarer à la préfecture la liste des membres du bureau ainsi que toute modification qui intervient dans la vie de l’association (transfert du siège social, changement de dirigeant…) ;
- Publier au journal officiel — dans les délais impartis — les modifications statutaires ;
- Organiser et planifier les réunions : assemblées générales, conseil d’administration, comité directeur, bureau ;
- Informer tous les membres de la tenue d’une réunion dans un délai raisonnable (par courrier, par voie d’affichage ou par mail) ;
- Veiller au respect du suivi de l’ordre du jour établi et du temps imparti à chaque point abordé ;
- Rédiger les comptes-rendus de réunion ;
- Tenir à jour tous les registres de l’association.
Diplomate, déontologique, communicante, engagée, rigoureuse et très organisée, l’étendue de mes actions pourra être définie en Assemblée Générale.
